Tietosuojaseloste 25.5.2018

TIETOSUOJASELOSTE

1. TIETOSUOJASELOSTEEN NIMI
Pohjois-Savon Ajokoirayhdistys ry:n jäsen-, toimihenkilö-, postitus- ja tuomaritietojärjestelmien  henkilö-tietorekisterien tietosuojaseloste. Yhdistyksen Y-tunnus on 0179818-7.

2. REKISTERINPITÄJÄ JA KOTIPAIKKA
Nimi:                           Pohjois-Savon Ajokoirayhdistys ry, Siilinjärvi
Yhteystiedot:               www.pohjois-savonajokoirayhdistys.fi

3. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT
Nimi ja tehtävä:  Seppo Soininen, puheenjohtaja, seppojuhani.soininen@gmail.com
Nimi ja tehtävä:  Eija Airaksinen, sihteeri, sihteeriposti@gmail.com

4. REKISTERÖIDYT JA KÄSITELLYT HENKILÖTIEDOT
Rekistereissä käsitellään Pohjois-Savon Ajokoirayhdistys ry:n jäsenien, hallituksen jäsenien, toimihenkilöiden, AJOK, BEAJ, KEAJ palkintotuomareiden, koetoimitsijoiden tai ylituomareiden tietoja, jotka ovat nimi, osoite, postitoimipaikka, puhelin ja sähköposti sekä syntymäaika. Lisäksi rekisteröityjen tietoja voivat käsitellä yhdistyksen hallituksen jäsenet, jos hallituksen käsittelyssä on ao. henkilöön kohdistuvia päätöksentekoja. Ns Kennelliiton alaisten henkilöiden (tuomarit yms.)  tiedot ovat Kennelliiton rekisterissä, Yhdistys käyttää ao. henkilöiden yhteystietoja - nimi, puhelinnumero ja sähköposti kokeiden, näyttelyiden ja koulutusten järjestämisessä.

5. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN PERUSTE, KÄYTTÖTARKOITUS JA SÄILYTTÄMINEN
Jäsenrekisterin käyttötarkoituksena on rekisteröityjen yhdistyksen jäsenien henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana. Päättyneitä jäsenyyksiä ei säilytetä rekisterissä, vaan ne poistetaan rekisteristä ensitilassa. Henkilötietojen käsittely Pohjois-Savon Ajokoirayhdistyksessä perustuu yhdistyslainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää ajantasaista jäsenrekisteriä. Yhdistyksen hallituksen jäsenien yhteystietoja, toimihenkilöiden, AJOK. BEAJ. KEAJ palkintotuomareiden ja ylituomareiden yhteystietoja rekisteröidään yhdistyksen asioiden hoitamiseksi sekä yhdistyksen toimintaan liittyvien kokeiden, kurssien, koiranäyttelyiden tms. järjestämiseksi. AJOK. BEAJ. KEAJ palkinto- ja ylituomareiden yhteystiedot haetaan Kennelpiirin ja Kennelliiton rekistereistä kuten myös koe- ja kehätoimitsija tiedot. Henkilö on voinut kieltää tietojensa julkaisemisen niin halutessaan. Terveystietoja, ammatteja tai alaikäisten lasten henkilötietoja ei rekisteröidä mihinkään rekisteriin yhdistyksessä. Näitä tietoja yhdistys ei tarvitse toimintaansa. Myöskään henkilötunnuksia ei rekisteröidä tai kerätä. Syntymäaika saadaan vapaaehtoisesti rekisteröidyltä jäseneltä syntymäpäivämuistamisia varten, muutun ei tietoa käytetä.

6. EVÄSTEIDEN KÄYTTÖ
Yhdistyksen verkkopalveluissa käytettävillä evästeillä ja muilla internettunnisteilla mahdollistetaan verkkopalveluiden toteutus sekä parannetaan palvelun turvallisuutta ja käyttäjäystävällisyyttä. Verkkopalvelun käyttäjä voi antaa suostumuksensa tai kieltää evästeiden käytön itse selaimensa asetuksista. Ellei evästetoiminto ole käytössä, on mahdollista, ettei kaikkia yhdistyksen verkkosivuston palveluita voi käyttää. Pohjois-Savon Ajokoirayhdistys ry:n sivut löytyvät: www.pohjois-ajokoirayhdistys.fi Yhdistys löytyy myös facebookista, jossa sillä on julkiset sivut

7. JÄSENTIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET JA SIIRROT
Yhdistyksen jäsenen nimi ja osoitetietoja ei luovuteta kolmannelle taholle, poikkeuksen tekee painotalo, jolle luovutetaan jäsenen nimi, osoite ja postitoimipaikka vuosijulkaisun postittamiseksi sekä Kennelliitto, jonka Omakoira-järjestelmään sihteeri tekee toimihenkilöpäivitykset. Yhdistyksen järjestelmätoimittajat ovat sitoutuneet ylläpitämään henkilörekisterin sisältämät tiedot salassa ja käsittelemään tietoja huolellisesti ja luottamuksellisesti tietosuoja-asetuksen vaatimuksen huomioon ottaen. Tiedot luovutetaan painotalolle konekielisessä muodossa, tapauksesta riippuen turvallisen teknisen käyttöyhteyden kautta.

8. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET   
Henkilötietorekisteri on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja tietoja käyttää ja ylläpitää pääosin jäsensihteeri, joka säilyttää rekisteriä yhdistyksen omistaman kannettavan tietokoneen muistissa. Tietoja käsitellään sitä varten hankitun jäsenrekisteriohjelman avulla. Konetta ei käytä muut henkilöt. Kone on suojattu salasanalla. Sähköpostiliikenteessä käsiteltäviä jäsentietoja siirretään suurta huolellisuutta noudattaen em. henkilöiden sähköposteihin tai yhdistyksen hallinnoimiin sähköpostiosoitteisiin, näin tietoturvallisuus on varmistettu sopimuksin yhteistyökumppaneiden kanssa.

9. REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa tietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksessa. Rekisteröity voi antaa yhdistykselle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja; esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät tiedote- ja markkinointiviestit. Yhdistys ei luovuta jäsentietojaan ulkopuoliseen suoramarkkinointiin. Yhdisty voi lähettää omia tiedotteitaan sähköpostilla omille jäsenilleen.

Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

  • saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
  • saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot
  • vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä
  • vaatia henkilötietojensa poistamista
  • peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen
  • vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu
  • saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhdistykselle, Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti ja
  • vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
 

10. OIKEUS VALITTAA VALVONTAVIRANOMAISELLE
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
 

11. YHTEYDENOTOT
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse kohdassa 3. ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen / sähköpostiosoitteisiin. Rekisteröidyn pyynnön voi esittää rekisteröity itse tai hänen valtuuttamansa edustaja.

12. MUUTOKSET TÄHÄN TIETOSUOJASELOSTEESEEN

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.

Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty ja hyväksytty Pohjois-Savon Ajokoirayhdistys ry:n hallituksen kokouksessa 24.5.2018.